Zone d'identification
Cote
Titre
Date(s)
- 1875 - 2004 (Création)
Niveau de description
Fonds
Étendue matérielle et support
4532 registres, 61 registres d'onglets, 25 classeurs, 11 boîtes et 10 chemises cartonnées.
Entre 1876 et 2004, le nombre de pages des registres est variable. Selon leur nature et la période, les registres, fournis par l'Etat, ont été de 100, 200, 300 ou 400 pages. Suite à des modifications légales sur la tenue des registres, certains n'ont pas été entièrement remplis. Il se peut aussi qu'à cause d'erreurs d'écriture, le nombre de pages utilisées diffère de quelques unités. Pour chaque registre, le nombre de pages utiles est indiqué dans l'inventaire sous "Importance matérielle".
185.0 mètres linéaires
Zone du contexte
Nom du producteur
Histoire administrative
Repères chronologiques
- 1999: création du Service de la population (SPOP), le nouveau service hérite des compétences du Service de la population et des migrations, de celles du service de Justice et législation en matière d'état civil, enfin de celles du Service de l'Intérieur et des cultes en matière de naturalisations et de passeports
- 1999-2009: Accord sur la libre circulation des personnes à l'égard des ressortissants des Etats de l'UE-8 signé le 21 juin 1999 entre la Suisse et l'Union européenne (ALCP) est en vigueur depuis le 1er juin 2002 pour les ressortissants des anciens Etats membres de l'UE et de l'AELE. Au 1er avril 2006, il a été étendu aux dix Etats ayant adhéré à l'UE au 1er mai 2004. Depuis le 1er juin 2009, l'accord s'applique également à la Bulgarie et à la Roumanie.
- 2004-2006: le nombre d'offices de l'état civil passe de 57 à 15 (2004), puis à 4 (2006), les officiers d'état civil sont devenus des collaborateurs de l'Etat (avril 2004). A partir de 2005, les événements de l'état civil ne sont plus enregistrés que dans l'application informatique Infostar de la Confédération.
- 2012: lancement du projet informatique de renouvellement du système d'information et de gestion du SPOP.
Plus d'informations: https://www.vd.ch/themes/etat-droit-finances/archives-cantonales/genealogie/pour-en-savoir-plus/
Histoire archivistique
Fournis par l'Etat, les registres ont été ouverts par les officiers de l'état civil, qui les ont conservés dans leur bureau officiel d'arrondissement jusqu'en 2005. Entre 2005 et début 2006, ces registres ont été collectés et regroupés par le Service de la population à Lausanne (principalement à la rue de Sébeillon 3 à Lausanne). En 2009, ces registres ont rejoint les nouveaux locaux du Centre administratif de l'état civil vaudois à Moudon (avenue de Lucens 2). Ils ont été conservés dans les caves de ces locaux jusqu'à leur versement aux ACV en 2013. Parallèlement le Bureau cantonal de l'état civil a conservé une série de copies des registres de naissances, mariages et décès qui n'ont pas encore été versés aux ACV.
Source immédiate d'acquisition ou de transfert
Versement préparé dans le local d'archives du Centre administratif état civil, avenue de Lucens 2, à Moudon, par les Archives cantonales vaudoises (Jean-Marc Falciola et Olivier Conne) sur la base de la liste des registres extraite de l'application GestStar. Le transfert des registres aux ACV s'est fait, depuis Moudon, en 5 jours, les 28, 29 novembre et 2, 3 et 4 décembre 2013.
Zone du contenu et de la structure
Portée et contenu
Les registres de ce fonds comprennent:
1) les exemplaires originaux des registres des naissances, mariages, décès, pour la période 1876-2004;
2) les registres des reconnaissances d'enfant naturel, tenus entre 1928 et 2004;
3) les registres des légitimations des enfants par le mariage subséquent de leurs parents, tenus entre 1912 et 1977.
L'état civil fédéral
- Depuis 1876, l'état civil est régi par la Confédération (Constitution fédérale du 29 mai 1874 art. 53 et 54). Néanmoins, c'est aux autorités cantonales de déterminer sur leur territoire les arrondissements de l'état civil, de désigner, de nommer et de rétribuer les officiers de l'état civil, qui doivent être des laïcs. Les Cantons sont aussi chargés du contrôle de la gestion des offices.
Les arrondissements de l'état civil
- A l'origine, selon la loi cantonale sur l'état civil du 8 novembre 1875 (art. 1), l'arrondissement de l'état civil vaudois correspond au cercle, soit une division politique, administrative et judiciaire regroupant souvent plusieurs communes. Toutefois, il était prévu que le Conseil d'Etat pouvait "diviser en deux ou plusieurs arrondissements les cercles dont l'étendue ou la population rendrait cette division nécessaire". De fait, le découpage du territoire du canton en arrondissements a évolué entre 1876 et 2004, passant de 101 à 107 entre 1876 et 1912, puis tombant à 84 en 1987, 15 en 2004 et 4 en 2006.
- Dans l'inventaire du fonds SB 267, les informations sur la composition de ces arrondissements, leurs dates de création, de modification ou de suppression sont données pour chaque arrondissement, au niveau du sous-fonds, sous "Notes".
- Le chercheur dispose aussi d'un tableau permettant d'identifier l'arrondissement auquel est rattaché une commune ou une localité.
La tenue des registres
- Dans chacun des arrondissements du canton de Vaud, un officier d'état civil, nommé par le Conseil d'Etat, est chargé de la tenue des registres (art. 2 de la loi cantonale sur l'état civil du 8 novembre 1875).
- Les naissances, mariages et décès sont enregistrés dans les registres de l'arrondissement dans lequel ils ont lieu. Les registres vierges sont fournis par l'Etat aux officiers de l'état civil, qui, en retour, transmettent régulièrement, le double de leurs registres au Département cantonal de justice et police.
- Chaque année, les préfets contrôlent la tenue des registres originaux de leur district et font rapport de leur inspection (ibidem art. 6 et 7). Les inscriptions additionnelles sont enregistrées par les officiers qui les communiquent au Département de justice et police pour être reportées dans les doubles qu'il conserve (ibidem art. 8).
Registres A et registres B
- Entre 1876 et 1928, selon la loi fédérale du 24 décembre 1875 (article 5) et le règlement fédéral pour la tenue des registres de l'état civil du 17 septembre 1875, chaque officier d'état civil enregistre les événements (naissance, mariage et décès) qui ont lieu à l'intérieur de son arrondissement dans un registre, dit "Registre A". Parallèlement, il tient une autre série de registres, dits "Registres B", où il inscrit les événements externes, soit les naissances, mariages et décès qui ont lieu en dehors de l'arrondissement et concernent des personnes domiciliées dans l'arrondissement ou originaires (ressortissantes) d'une commune de celui-ci. Alors que les registres A sont toujours tenus en deux exemplaires identiques, les registres B ne sont plus dédoublés à partir de 1912 (Ordonnance fédérale du 25 février 1910, paragraphe 2).
- Après 1928, les Registres B sont abandonnés et remplacés par les registres de famille, soit des registres tenus par commune où ont été collectées les informations sur les naissances, mariages et décès par famille, indépendamment du lieu d'enregistrement des événements (Ordonnance fédérale du 1er décembre 1928, art. 113 à 119).
- Tous les registres B et tous les registres de familles sont, depuis 2006, en possession du Service de la population.
L'enregistrement dans l'application ZivisPro
- A la fin du XXe siècle, quelques arrondissements (Lausanne depuis 1996, Morges et Nyon depuis 2000) ont enregistré les naissances, mariages, décès et reconnaissances ainsi que les rectifications dans l'application ZivisPro. Au fur et à mesure des inscriptions, des registres papier ont été imprimés à partir de cette application. Les registres papier édités de ZivisPro font partie du fonds SB 267.
- Les rectifications enregistrées dans cette application n'ont plus été portées systématiquement dans ces registres physiques depuis 2005.
Reconnaissances d'enfant naturel et légitimations d'enfants
- Les reconnaissances d'enfant naturel font l'objet de registres séparés des naissances dès le 27 décembre 1928 (Ordonnance fédérale sur le service sur le service de l'état civil du 18 mai 1928). Selon le règlement d'application vaudois, seul l'officier de l'état civil du lieu de naissance d'un enfant naturel est habilité à en inscrire la reconnaissance.
- Les légitimations d'enfants par le mariage subséquent de leurs parents font l'objet de registres séparés des naissances dès le 1er janvier 1912, appelés "registres des légitimations" (Règlement d'application du 13 novembre 1911 de la loi du 18 mai 1911 sur l'organisation de l'état civil dans le canton de Vaud). La tenue de ces registres est abrogée par l'entrée en vigueur, le 1er janvier 1978, de la Loi fédérale du 25 juin 1976 modifiant le Code civil suisse.
- Avant l'obligation légale d'ouvrir des registres ad hoc de reconnaissances et de légitimations, les communications concernant ces événements ont parfois été gardées comme pièces justificatives des rectifications faites dans les registres de naissances (A ou B selon les circonstances) par les arrondissements de l'état civil. Les pièces justificatives versées aux ACV ont été classées sous les cotes (SB 23 et SB 115).
Les répertoires alphabétiques
- "Chaque registre doit se terminer par une table alphabétique indiquant, pour tous les cas de naissance, de décès et de mariage, le nom de famille, le prénom et la page du registre" (Règlement fédéral du 17 septembre 1875, art. 6; voir également le Règlement fédéral du 17 septembre 1875, art. 2, l'Ordonnance fédérale du 25 février 1910, paragraphe 17).
- Sauf indication contraire, les répertoires alphabétiques, pour les naissances, mariages et décès, sont compris dans les volumes.
- L'existence d'un répertoire pour les registres de reconnaissances et de légitimations est signalée dans l'inventaire. Un registre des reconnaissances et 35 registres des légitimations n'ont pas de répertoire. Les registres d'onglets contenant des actes de légitimation d'enfant antérieurs à 1928 n'ont pas de répertoire alphabétique.
Numérotation originale des actes et des registres
- "Les actes de l'état civil sont inscrits sur les registres par ordre de date, de suite, sans aucun blanc, avec une seule série de numéros se terminant à chaque année" (Loi fédérale du 24 décembre 1874, art. 6; voir aussi Ordonnance fédérale du 25 février 1910, paragraphe 10). Ce numéro est, en principe, utilisé pour classer les pièces justificatives qui servent de base aux inscriptions (ibidem, art. 10).
- En règle générale, depuis 1876, les registres ont été numérotés dans chaque arrondissement par type d'événement. Dans l'inventaire, ce numéro de registre est inscrit sous "Cote ancienne" (Volume N°). Les numéros des registres, des pages et des actes sont très souvent utilisés comme référence dans les actes officiels.
Lacunes
- Pour les registres de naissances, mariages et décès, une seule lacune paraît attestée, il s'agit du registre de mariages de la paroisse de Rolle de 1891 à 1898 (SB 267/84/2/2 FANTOME). A ce jour (30 avril 2015), l'absence de ce volume n'est pas expliquée.
- 6 arrondissements de l'état civil n'ont pas de registre de reconnaissances (Agiez, Arzier, Bonvillars, Grancy, Leysin et Palézieux).
- 12 arrondissements de l'état civil n'ont pas de registre de légitimations (Aigle, Arzier, Bex, Cully, Gryon, Huémoz puis Villars-sur-Ollon, Leysin, Ollon, Ormont-dessous, Ormont-dessus, Palézieux et Saint-Saphorin/Lavaux).
Évaluation, élimination et calendrier de conservation
Accroissements
Mode de classement
Inventaire établi par Jean-Marc Falciola, sous la direction d'Olivier Conne, terminé le 29 avril 2015.
Une bonne partie des données descriptives des registres a été extraite de l'application GestStar du Service de la population et importée semi automatiquement dans la base de données DAVEL. Ces informations ont été ensuite amendées et consolidées. Les dates précises des registres ont été complétées et systématiquement contrôlées. Les principes de classement appliqués au Service de la population ont été repris, soit le classement par arrondissements ordonnés alphabétiquement, et le regroupement pour chaque arrondissement des registres selon leur nature. La composition des arrondissements de l'état civil a été étudiée systématiquement. Dans des cas exceptionnels, le classement d'origine a été corrigé. Un instrument de recherche, sous forme de tableau de concordances, a été établi pour la partie des registres consultables par le public (1876-1960) (voir sous "Contenu"). Ces informations se trouvent également dans l'inventaire au niveau du sous-fonds (voir sous "Contenu"). L'indexation des lieux a été faite au niveau du sous-fonds (arrondissement), l'indexation des matières au niveau du fonds, du sous-fonds et principalement des séries.
Zone des conditions d'accès et d'utilisation
Conditions d’accès
Conditions de reproduction
Langue des documents
Écriture des documents
Notes de langue et graphie
Caractéristiques matérielle et contraintes techniques
Instruments de recherche
- Les répertoires alphabétiques des personnes sont généralement incorporés aux registres: voir sous "Contenu".
- Application GestStar, développée par le Service de la population, permettant une recherche par volume, puis par index ainsi que le feuilletage des registres. Dans la salle de lecture des ACV, le public peut accéder aux registres ouverts à la consultation publique (registres de naissances avant le 1er janvier 1900, registres des mariages avant le 1er janvier 1930 et registres des décès avant le 1er janvier 1960).
- Tableau "Répartition des communes et localités vaudoises par arrondissement de l'état civil de 1876 à 1960", établi par Jean-Marc Falciola, mis à disposition sous forme imprimée et numérique en salle de travail des ACV.
Zone des sources complémentaires
Existence et lieu de conservation des originaux
Existence et lieu de conservation des copies
L'officier de l'état civil tenait en deux exemplaires les registres des naissances, mariages et décès de son arrondissement. Il adressait, en début d'année, le double au Département de justice et police (Art. 6 de la loi cantonale sur l'état civil du 8 novembre 1875). Ces doubles de registre sont actuellement conservés par la Division état civil du Service de la population.
Unités de description associées
Note de publication
- Dessemontet, Olivier et Duboux, Roland, Aperçu sur l'état civil vaudois des origines au 31 décembre 1875, in : Bulletin généalogique vaudois, 1(1988) p. 12-27.
- Pictet, Robert, Quelques jalons pour vos recherches généalogiques aux Archives cantonales vaudoises et auprès des officiers d'état civil, in : Bulletin généalogique vaudoise, 1(1988), p. 29-49.
- Formaz, José, L'impact organisationnel de l'informatisation des administrations publiques suisses : le cas du registre de l'état civil, Lausanne, [s.n.], 2013, 295 p.
Textes législatifs
- 1874 - Constitution fédérale du 29 mai 174, art. 53 et 54.
- 1874 - Loi fédérale du 24 décembre 1874 concernant l'état civil, la tenue des registres qui s'y rapportent et le mariage.
- 1875 - Règlement fédéral du 17 septembre 1875 pour la tenue des registres de l'état civil.
- 1875 - Loi cantonale du 8 novembre 1875 sur l'état civil.
- 1875 - Circulaire du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 19 novembre 1875 concernant la détermination des arrondissements d'état-civil.
- 1875 - Arrêté du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 1er décembre 1875 déterminant les arrondissements de l'état-civil.
- 1875 - Arrêté du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 16 décembre 1875 modifiant celui du 1er décembre 1875 déterminant les arrondissements de l'état-civil.
- 1875 - Arrêté du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 31 décembre 1875 concernant l'affichage des publications de mariage.
- 1907 - Code civil suisse (entré en vigueur le 1er janvier 1912).
- 1910 - Ordonnance du Conseil fédéral suisse du 25 février 1910 sur les registres de l'état civil.
- 1911 - Loi cantonale du 18 mai 1911 sur l'organisation de l'état civil dans le canton de Vaud (abrogeant loi du cantonale du 8 novembre 1875)
- 1911 - Règlement d'application du 13 novembre 1911 de la loi cantonale du 18 mai 1911 sur l'organisation de l'état civil dans le Canton de Vaud.
- 1928 - Ordonnance du Conseil fédéral suisse du 18 mai 1928 sur le service de l'état civil.
- 1928 - Règlement d'application du 18 mai 1928 de l'Ordonnance du Conseil fédéral suisse du 18 mai 1928 sur le service de l'état civil.
- 1928 - Circulaire du Département de justice et police du Canton de Vaud aux officiers de l'état civil du canton de Vaud du 28 décembre 1928 au sujet de l'établissement des registres des familles.
- 1928 - Règlement d'application du Conseil fédéral suisse du 1er décembre 1928 de l'ordonnance fédérale sur le service de l'état civil.
- 1936 - Arrêté du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 24 janvier 1936 concernant la suppression de l'arrondissement d'état civil d'Arzier.
- 1954 - Loi cantonale du 8 septembre 1954 modifiant la loi du 18 mai 1911 sur l'organisation de l'état civil dans le canton de Vaud.
- 1955 - Arrêté du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 5 juillet 1955 modifiant le règlement d'application du Conseil fédéral suisse du 1er décembre 1928 de l'ordonnance fédérale sur le service de l'état civil.
- 1959 - Loi cantonale du 23 février 1959 sur l'état civil.
- 1959 - Règlement d'application du 29 décembre 1959 de la loi cantonale du 23 février 1959 sur l'état civil.
- 1977 - Arrêté du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 30 septembre 1977 modifiant le règlement du 29 décembre 1959 de la loi du 23 février 1959 sur l'état civil.
- 1977 - Loi cantonale du 28 novembre 1977 modifiant celle du 23 février 1959 sur l'état civil.
- 1987 - Loi cantonale du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 1987 - Règlement d'application du 23 décembre 1987 de la loi cantonale du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 1989 - Loi cantonale du 18 décembre 1989 modifiant celle du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 1990 - Loi cantonale du 27 février 1990 modifiant celle du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 1991 - Règlement d'application du 10 juillet 1991 modifiant celui du 23 décembre 1987 de la loi cantonal du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 1999 - Loi cantonale du 8 novembre 1999 modifiant celle du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 2000 - Règlement d'application du 28 avril 2000 modifiant celui du 23 décembre 1987 de la loi cantonale du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 2001 - Loi cantonale du 30 janvier 2001 modifiant celle du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 2004 - Loi cantonale du 20 janvier 2004 modifiant celle du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
- 2004 - Règlement du Conseil d'Etat du canton de Vaud du 5 mai 2004 modifiant celui du 23 décembre 1987 de la loi du 25 novembre 1987 sur l'état civil.
Note:
Les arrêtés et modifications des divers règlements concernant les mutations dans les arrondissements ne sont pas mentionnés ci-dessus.